PRIVACY EN AVG
Boost Friesland
Versie 13 januari 2022, Leeuwarden.
PRIVACY
Boost is zich ervan bewust dat je vertrouwen stelt in ons. Wij zien het dan ook als onze verantwoordelijkheid om jouw privacy te beschermen. Door dit document laten we je weten welke gegevens we verzamelen als je onze website gebruikt en/of een programma van Boost volgt, waarom we deze gegevens verzamelen en hoe we hiermee jouw gebruikservaring verbeteren. Zo snap je precies hoe wij werken.
Dit privacy beleid is van toepassing op de diensten/programma’s van Boost. Je dient je ervan bewust te zijn dat Boost niet verantwoordelijk is voor het privacy beleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geef je aan, het privacy beleid te accepteren. Boost respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld. In onze AVG kun je lezen weke stappen wij hiervoor allemaal nemen.
Ons gebruik van verzamelde gegevens:
Gebruik van onze diensten
Wanneer je je aanmeldt voor workshop of programma vragen we je om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst/het programma uit te kunnen voeren. We vragen hiervoor alleen de strikt noodzakelijke gegevens. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Boost. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.
Communicatie
Wanneer je e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen wij je naar jouw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk jouw vragen te verwerken en jouw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.
Cookies
Wij verzamelen gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in onze afnemers/bezoekers, zodat wij onze diensten/programma’s/website hierop kunnen afstemmen.
Deze website maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op jouw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door cookie gegenereerde informatie over jouw gebruik van de website kan worden overgebracht naar eigen beveiligde servers van Boost of die van een derde partij. Wij gebruiken deze informatie om bij te houden hoe je de website gebruikt, om rapporten over de website-activiteit op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.
Doeleinden
We verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in dit privacy beleid tenzij we van tevoren jouw toestemming hiervoor hebben verkregen. Bij deelname aan een workshop/programma worden gegevens van jou verzameld en bewaart voor de administratie en eventueel om in contact te kunnen komen en blijven met jou.
Derden
De informatie wordt door ons niet met derden gedeeld zonder daar eerst toestemming van jou voor te vragen.
Veranderingen
Deze privacyverklaring is afgestemd op het gebruik van, en de mogelijkheden op deze site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
Keuzes voor persoonsgegevens
Wij bieden alle bezoekers de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op dat moment aan ons is verstrekt.
Aanpassen/uitschrijven dienst nieuwsbrief
In de nieuwsbrief die je hebt ontvangen vind je de mogelijkheid om jouw gegevens aan te passen of om je af te melden.
Aanpassen/uitschrijven communicatie
Als je jouw gegevens aan wilt passen of jezelf uit onze bestanden wilt laten halen, kun je contact met ons op nemen. Zie onderstaande contactgegevens.
Cookies uitzetten
De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kunt jouw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is mogelijk dat sommige functies en –services, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in jouw browser.
Privacy by default en by design
Vanuit de basis worden alle bewaarde gegevens zo goed als het kan beveiligd. Zoals hierboven in dit document is beschreven.
Er worden niet meer dan de noodzakelijke gegevens verzameld, en deze worden ook niet langer bewaard dan nodig is (maximaal 10 jaar). Gegevens en standaardinstellingen worden op de hoogste privacy niveau ingesteld. Verder hanteert Boost de volgende stelling; Zoals wij zelf behandeld willen worden, behandelen wij de ander.
AVG
Gegevens verwerking & Grondslagen
Verzameling gegevens
Verzameling gegevens
Toestemming (en aantonen)
Noodzakelijkheid verzamelen, verwerken en verstrekken gegevens
Verwerking gegevens
Documenten
1.2.2. Plaats van bewerking
1.2.3. Bewaartermijn gegevens
Verstrekking gegevens
1.3.1. Ontvangers van gegevens
1.3.2. Rechten van het individu
Technische en organisatorische maatregelen
Technisch
Afsluiten ruimten en kasten
Netwerkbescherming
Beveiligde opslag (met uitgebreide logging) van gegevens
Email beveiliging (filelinks) bij het versturen van persoonsgegevens
Website
Organisatorisch
Wie heeft toegang tot wat
Register Verwerkingsactiviteiten
Incidentenregister en register datalekken
Verwerkersovereenkomst(en)
Privacy beleid
Privacy by default
Privacy bij design
Gegevens verwerking & Grondslagen
Verzameling gegevens
Verzamelde gegevens
Boost verzamelt persoonsgegevens. Deze gegevens worden gebruikt om contact te kunnen leggen met deelnemers van een workshop/programma.
De gegevens die Boost verzamelt zijn:
Datum van aanmelding
Naam en achternaam
Straat en huisnummer
Postcode en woonplaats (soms meerdere adressen)
Geboortedatum
Telefoonnummer (vast telefoonnummer en mobiel nummer)
E-mail adres
Verder verzamelt Boost de volgende gegevens
Analyses en gegevens uit onderzoeken, tests
Informatie verzameld vanuit de workshops, programma’s
De toestemmingsformulieren die vooraf, tijdens en na afloop worden gegeven voor het verzamelen, verstrekken en verwerken van gegevens.
Gegevens deelnemer en handtekening op vrijwaringsverklaring.
Evaluatiegegevens
Nieuwsbrief gegevens (naam, achternaam en emailadres)
Foto’s worden tijdens de workshops gemaakt en zullen niet zonder overleg en toestemming worden geplaatst.
Toestemming (en aantonen)
Deelnemers van workshops/programma’s van Boost geven toestemming om gegevens te kunnen verzamelen
Het kunnen sturen van gegevens, analyses/ rapportages. .
Contact vooraf, tijdens en na afloop trainingen. Contact vooraf is nodig om deelnemer informatie te kunnen verstrekken over de organisatorische aspecten van de workshop of het programma.
Uitslagen, rapportages, formulieren: worden bewaard voor 10 jaar, daarna zullen deze worden vernietigd en/of verwijderd.
Noodzakelijkheid verzamelen, verwerken en verstrekken gegevens
Het verzamelen, verwerken en verstrekken van gegevens is op basis van:
De noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst
Toestemming van de betrokken persoon.
Verwerking gegevens
Documenten/data
Alle formats/formulieren kunnen desgewenst worden opgevraagd ter inzage. Bij Artikel 1.1.1. wordt benoemd welke gegevens voor deze documenten nodig zijn.
1.2.2. Plaats van bewerking
De bewerkingen van gegevens vinden plaats op;
– Kantoor locatie: Boost, te Leeuwarden
– (Op) Locaties met beveiligd wifi/internet
Verder:
Wordt gewerkt in een (af) gesloten ruimte
Worden gegevens van personen, rapportages en alle andere documenten bewaard op USB stick (computer is versleuteld/vergrendeld)
Worden documenten, data en verdere (gevoelige) gegevens bewaard in/op een beveiligde cloudopslag
Wordt gebruik gemaakt van een laptop met versleuteling door middel van: wachtwoord, pincode en/of vingerafdruk screen.
De laptop wordt enkel en alleen door desbetreffende verwerkende persoon (per laptop) gebruikt.
1.2.3. Bewaartermijn gegevens
– Gegevens worden 10 jaar bewaard. Na 10 jaar zal opnieuw toestemming moeten worden gevraagd voor vervolgcontact. Alle gegevens worden verwijderd van cloudopslag, usb stick of op de laptop.
1.3. Verstrekking gegevens
1.3.1. Ontvangers van gegevens
Hieronder wordt opgesomd wie de ontvangers van de gegevens zijn.
Aanmeldformulier
Rapportage [betrokkene]
Gegevens tijdens trainingen [betrokkene]
Opdrachten [betrokkene]
Overeenkomst deelnemer [betrokkene]
Werkmateriaal/huiswerk/opdrachten/ontwikkelverslag/presentaties/e-portfolio [betrokkene]
Certificaat (betrokkene)
Contactformulier (voor/tijdens/na) workshop/programma [betrokkene]
Nieuwsbrief [betrokkene] het gaat hier om informatie verstrekking zonder persoonsgegevens.
Whatsapp [Betrokkene]
Mailing [betrokkene]
Foto’s [alleen met toestemming van betrokkene op Social Media, presentaties, individuele whatsapp en groepsapp]
Resultaten en Evaluaties [betrokkene]
1.3.2. Rechten van het individu
Het individu krijgt te weten wie welke informatie krijgt.
Het individu heeft recht op inzage op alle documenten waar zijn/haar gegevens in voorkomen
Het individu heeft recht op inzage m.b.t. de gegevens die verzameld worden en de verwerking daarvan. Ook heeft hij/zij het recht te weten waar betreffende gegevens worden verwerkt (en voor hoelang deze gegevens worden bewaard)
Het individu heeft het recht om gegevens aan te vullen of te laten wijzigingen, mits deze acceptabel en te verwezenlijken zijn.
Het individu heeft het recht de toestemming in te trekken, voor hetgeen hij/zij toestemming heeft gegeven.
Het individu heeft het recht te weten hoe gegevens worden overgedragen en aan wie.
Het individu weet (vooraf) dat gegevens 10 jaar worden bewaard en dat daarna opnieuw toestemming zal worden gevraagd. Indien geen toestemming of contact mogelijk is, worden gegevens vernietigd.
Het individu heeft het recht hoe gegevens worden gewist. 1) gegevens worden van de computer/beveiligde Icloud opslag verwijderd (alsook uit de prullenbak) 2) papierwerk wordt versnipperd door de papiervernietiger.
Het individu heeft het recht te worden gewezen op de privacy en termijn van opvolging. Hiervoor krijgt de deelnemer een document (schriftelijk of digitaal) en is deze duidelijk te zien/lezen op de locatie waar de activiteiten zich bevinden. Tevens is het de betreffende duidelijk (gemaakt) hoe een verzoek kan worden ingediend)
Het individu heeft het recht op termijn van opvolging in de volgende zin:
Verzoek wordt ingediend
Binnen 1 week krijgt desbetreffende reactie/bericht
Als niet kan worden voldaan het verzoek krijgt de betrokkene dit binnen 1 week maximaal 1 maand te horen in een digitale of schriftelijke reactie (per mail of brief)
Er wordt in geval van het inwilligen van het verzoek een afspraak gemaakt om de situatie te bespreken en overeen te komen welke data wordt aangepast, aangevuld, gewijzigd en/of verwijderd.
Technische en organisatorische maatregelen
Technisch
Afsluiten ruimten en kasten
Boost maakt gebruik van een beveiligde laptop. Deze is vergrendeld met een wachtwoord, pincode en/of vingerafdruk screen.
Kasten waarin persoonsgegevens worden bewaard zijn alleen toegankelijk met een vergrendeling(scode) of slot. De code of sleutel is alleen beschikbaar voor de bewerker van deze gegevens.
Netwerkbescherming. Er wordt gewerkt met beveiligde wifi of internettoegang. Beveiligde opslag (met uitgebreide logging) van gegevens
Boost maakt gebruik, bij opslag van een usb stick en eventueel Icloud opslag. Deze zijn beide voorzien van een beveiligde toegang.
De website werkt met de meest up to date beveiliging welke via pluggins worden ingezet voor de website. Via de website worden enkel en alleen aanmeldingen voor de workshops/programma’s geregistreerd.
Laptop
De laptop werk met een vergrendeling. Een wachtwoord, pincode en/of vingerafdruk screen. De laptop is beveiligd met een actieve firewall en virus bescherming.
Organisatorisch
Wie heeft toegang tot wat
Alleen de bewerker van de gegevens heeft toegang tot de bestanden. Alleen met toestemming van de betrokkene worden bepaalde gegevens gedeeld. De bewerkers zijn de trainers die werken voor de stichting.
Register Verwerkingsactiviteiten
Boost is een eenmanszaak. De niet-incidentele verwerkingen, de verwerkingen met hoge risico’s en de verwerking van bijzondere persoonsgegevens worden geregistreerd.
In het register hiervoor is te zien wat en hoe dat gedaan wordt.
Incidentenregister en register datalekken
Via deze link is het register voor datalekken in te zien. Bij iedere geconstateerde melding zal de link worden aangepast/herzien.
Verwerkersovereenkomst(en)
Indien Boost in opdracht werkt, stelt de opdrachtgever hiervoor een verwerkersovereenkomst op. De verwerkersovereenkomst(en) kunnen worden opgevraagd voor inzage door een mail te sturen naar: info@boost.frl
Privacy beleid/statement/verklaring/document